Richtig Delegieren ist der Schlüssel zur erfolgreichen Aufgabenerledigung.
Als Leader können Sie sich persönlich nur in dem Maße weiterentwickeln,wie Sie in der Lage sind, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren.Es ist wichtig, dass Sie sich klarmachen,dass die Anzahl der Aufgaben, die Sie übernehmen können, begrenzt ist, ganzegal, wie hart sie arbeiten. Durch Delegieren schaffen Sie sich die Zeitressourcen,um den Aufgaben nachzukommen,die nur Sie als Leader erfüllen können.Deshalb ist Ihre erste und wichtigsteFrage als Leader: „Was werde ich ab sofortnicht mehr selbst tun?“ Neben derNotwendigkeit für Sie, sich zeitmäßigFreiraum zu schaffen, hat die Aufgabendelegationeinen weiteren Vorteil, dennbedeutende und wichtige Aufgaben anMitarbeiter zu delegieren, heißt immerauch, ihnen mit Wertschätzung zu begegnen.Sie als Leader trauen Ihren Mitarbeiternetwas zu, Sie vertrauen ihnen.Wenn Sie einem Mitarbeiter Aufgabenübertragen, die er lösen kann, fördertdas auch umgekehrt das Vertrauen desMitarbeiters in Sie als Leader.Delegierung beschreibt Ihre Fähigkeitund Bereitschaft, Aufgaben, Kompetenzenund Verantwortlichkeiten an andereabzugeben. Zu Beginn delegieren Sie einfacheAufgaben, wie zum Beispiel eineInventurliste zu erstellen. So kann IhrMitarbeiter Selbstvertrauen aufbauen.Wenn dies gut funktioniert, dann übergebenSie eine Funktion. Das ist danneine etwas schwierigere Aufgabe, wiezum Beispiel die Buchhaltung zu führen,für die Ihr Mitarbeiter dann auch dieVerantwortung trägt und zuständig ist.Wenn Sie mit den Ergebnissen zufriedensind, dann gehen Sie zur nächsten Stufeüber. Sie umfasst die Delegierung nochgrößerer und komplexer Aufgaben, diein Form eines Projektes beispielsweisedie voll verantwortliche Suche nach einerexternen Buchhaltungsfirma umfasst.Lassen Sie Mitarbeiter also zunächst Aufgabenmachen, dann Funktionen unddanach Projekte. Damit ermöglichen Siees Ihren Mitarbeitern, sich zu bewährenund zu verbessern.Alles selbst machen zu wollen,ist das Kennzeichen des Unbegabten„Alles selbst machen zu wollen, istdas Kennzeichen des Unbegabten“,schreibt der österreichische SchriftstellerRichard Schaukal (1874–1942). Fürsehr begabt in puncto Delegieren werdenIhre Mitarbeiter Sie halten, wennSie Folgendes beherzigen: Delegieren,also Aufgaben durch andere Menschengetan bekommen, klingt nach einembequemen Weg, selbst nichts machenzu müssen. Dem ist nicht so, oder wiees im Englischen heißt: „Delegatingwork works, provided the one delegatingworks, too.“Warum ich? Die richtige Person– Die folgenden sechs Schritte zeigenIhnen, was Sie beim erfolgreichen Delegierenbeachten müssen. Der ersteSchritt ist, dass Sie sich die Frage stellen,warum ich. Warum sollen Sie dastun. Sind Sie die Person, die diese Aufgabeerledigen muss? Falls nicht, dannsuchen Sie die Person, die diese Aufgabeam besten ausführen kann. StimmenSie dabei die Anforderungen der Aufgabemit den Fähigkeiten Ihres Mitarbeitersab und suchen Sie die geeignete Personder Effizienz halber auf möglichstniederer Hierarchieebene. Die Mitarbeiterauswahlist der schwierigste Teil desDelegierens. Wenn Sie die richtige Personauswählen, gut, aber wählen Sie diefalsche Person, so liegt die Verantwortunghierfür bei Ihnen, nicht bei derausgewählten Person.Vieraugengespräch und Aufgabenklärung– Im zweiten Schritt führenSie ein Vieraugengespräch mit demMitarbeiter, dem delegiert wird. StellenSie sicher, dass er die Aufgabe genauverstanden hat und weiß, was von ihmerwartet wird. Wichtig ist, dass Sie klare,messbare Ergebnisse vorgeben unddas Wie, Was und Warum der Aufgabebesprechen. Idealerweise bitten SieIhren Mitarbeiter bei der Übergabe einerAufgabe, diese durch ihn aufschreibenzu lassen und das Aufgeschriebenenochmal vor zu lesen, um sicherzugehen,dass das, was Ihr Mitarbeiter aufgeschriebenhat, auch das ist, was Sieihm delegiert haben. Das ist insbesondereeine wichtige Übung, wenn Sie beidem einen oder anderen Mitarbeiter inder Vergangenheit nicht die Ergebnisseerhalten haben, die Sie mit ihm vereinbarthatten.Termine festlegen – Im drittenSchritt legen Sie die Fristen und Fälligkeitsterminefest. Einigen Sie sichmit Ihrem Mitarbeiter auf realistische,aber eher kurze Fristen, dennzu lang gedehnte Zeiträume helfenweder dem Mitarbeiter noch Ihnen,und kurze Fristen lassen sich verlängern,längere Fristen aber in den meistenFällen nicht verkürzen. Klären Sie,was bis wann abgeschlossen sein soll,wann das Projekt fertig sein wird undwann Sie sich zu Etappenzielen treffen.Wichtig ist, dass Sie die Termineschriftlich festhalten.Ressourcen klären – Klären Sie mitdem Mitarbeiter im vierten Schritt ab,welche Ressourcen er benötigt, wie erZugang dazu bekommt und wo er gegebenenfallsErsatz finden kann. WennSie eine Aufgabe delegieren, ist es wichtig,dass Sie auch die Verfügungsgewaltüber die notwendigen Mittel dem Umfangentsprechend delegieren. Sagen Sieihm, welche Mittel zur Verfügung stehen,damit er die Parameter der Aufgabeklar vor Augen hat. Es hilft IhremMitarbeiter, wenn Sie ihn mit anderen,mit denen er zusammenarbeiten soll,persönlich bekannt machen. MachenSie also Ihren Mitarbeiter mit den beidenihm zukünftig Zuarbeitenden bekannt.Halten Sie ein kurzes Kick-off-Meeting ab und sagen Sie vor allen, dassIhr beauftragter Mitarbeiter ab sofortfür das delegierte Thema zuständig ist,und bitten Sie die beiden Kollegen darum,ihn zu unterstützen. Damit bewirkenSie, dass die beiden Kollegen sichfortan mit Fragen an Ihren Mitarbeiterrichten (und nicht an Sie). Außerdemzeigen Sie Ihren Support für IhrenMitarbeiter bei der Delegation undsichern ihm damit die Unterstützungdurch die beiden anderen zu.Aufgabe übergeben, kein Rework– Übergeben Sie im fünften Schritt diegesamte Aufgabe. Dies bedeutet: übergebenund dann sich nicht mehr einmischen.Wenn Sie die Aufgabe einmaldelegiert haben, dann lassen Sie die betreffendePerson in Ruhe. Nehmen Siedie Aufgabe nicht wieder an sich, indemSie sich einmischen oder Aspektegar nacharbeiten. Bedenken Sie, Siehaben die Aufgabe übergeben. WennIhr Mitarbeiter zu Ihnen kommt undum Hilfe bittet, dann können Sie Vorschlägemachen, wie Sie es machen würden.Oder aber Sie vermitteln einen Ansprechpartner,an den er sich wendenkann. Wohlgemerkt: Er wendet sich anden Ansprechpartner, Sie haben nur dieLotsenfunktion. Nehmen Sie die Aufgabeauf keinen Fall zurück. Ihr Mitarbeitersoll das Gefühl haben, dass es sichum seine eigene Aufgabe handelt, fürdie er allein zuständig und verantwortlichist. Richtiges Delegieren bringt Erfolgfür alle Beteiligten. Der ehemaligeUS-Präsident Theodore Roosevelt (1858–1919) sagte in diesem Zusammenhang:„Wer seiner Führungsrolle gerecht werdenwill, muss genug Vernunft besitzen,um die Aufgaben den richtigen Leutenzu übertragen, und genügend Selbstdisziplin,um ihnen nicht ins Handwerkzu pfuschen.“Vereinbarung von Fortschrittsberichten– Der sechste Schritt des effektivenDelegierens umfasst die Vereinbarungvon Fortschrittsberichten. Einigensie sich, wann und wie oft Fortschrittsberichte(Progress Reports) eingereichtwerden sollen. Diese sind insbesonderebei größeren Aufgaben bzw. ProjektenStandard beim Delegieren. Fortschrittsberichteermöglichen zwei Dinge: Erstens,Sie können den Fortschritt des delegiertenProjekts bzw. der delegierten Aufgabeverfolgen. Zweitens, der Mitarbeiterweiß, dass er auf dem richtigen Wegist, wenn Sie seinem Report zustimmen.Verdeutlichen Sie ihren Mitarbeitern,dass sie mit Berichten für ihre Arbeitsprechen können (zumal ihre Arbeitnicht für sich selbst sprechen kann), umso positiv auf sich selbst aufmerksam zumachen. Das ist gut für die Promotabilityder Mitarbeiter, also dafür, sich selbstals beförderungswürdig zu profilieren.Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben alsLeader besteht darin, andere Menschenzu befähigen, Aufgaben erfolgreich zuübernehmen. Voraussetzung zum erfolgreichenDelegieren ist Vertrauenzu demjenigen, dem Sie die Aufgabeübertragen. Die Fähigkeit, andere Menschenanzuleiten, zu motivieren undzu befähigen, dass diese dann erfolgreichAufgaben übernehmen, ist einewesentliche Grundlage für Ihren Erfolgals wirksamer Leader.
