Persönlicher Arbeitsstil und Zeitmanagement lassen sich oft verblüffend einfach verbessern. Optimieren Sie Ihre individuelle Arbeitsweise und erkennen Sie Ihre Prioritäten mit einer energie- und zeitsparenden Arbeit- und Selbstorganisation.
Wie effizient arbeiten Sie? Testen Sie sich selbst
JA / NEIN Ich komme wegen häufiger Unterbrechungen nicht zu meiner Arbeit. JA / NEIN Die Aussage „Ich habe keine Zeit“ gehört zu meinem Standardwortschatz. JA / NEIN Ich vergeude meine Zeit mit dem Suchen von Dateien und Dokumenten. JA / NEIN Meine Arbeitsplatzvertretung/Chef findet sich nicht in meinem Ordnungssystem zurecht. JA / NEIN Ich neige dazu, meine E-Mails ständig abzurufen, um nichts zu verpassen. JA / NEIN Die tägliche Informationsflut beansprucht viel Zeit. JA / NEIN Ich habe für mich kein effektives Zeitplansystem gefunden. JA / NEIN Für eilige Sachen lasse ich sehr schnell alles stehen und liegen. JA / NEIN Für die Planung meiner Aufgaben und Tätigkeiten fehlt mir Zeit. JA / NEIN Meine Telefongespräche sind meistens unnötig lang.
Haben Sie mehrmals mit Ja geantwortet? – dann lesen Sie weiter!
Arbeite klüger, statt härter!
1. Optimieren Sie ihr Entscheidungsmanagement. Es gibt in der Realität keine Zeitprobleme, sondern nur Probleme mit Prioritäten richtig zu setzen. Erfolgreiches Zeitmanagement ist konsequentes Prioritäten setzen. Prioritäten zu setzten bedeutet vor allem eine Entscheidung zu treffen, sich täglich neu für das zu entscheiden, was man vor allem anderen tun will oder muss. Wir sollten lernen unsere Fähigkeit in drei Bereichen zu verbessern: Entscheidungsmanagement – Aufmerksamkeitsmanagement – Energiemanagement.
2. Tue das Wichtige vor dem Dringenden. Unterscheiden Sie zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit und arbeiten Sie jeden Tag an einer wichtigen langfristigen Aufgabe. Konzentrieren Sie Ihre Kräfte auf Ziele und Erfolge. Wichtig ist, was Sie ihrem Ziel näherbringt. Wichtige Dinge sind unaufdringlich und meistens nicht terminisiert, deshalb geraten Sie leichter in Vergessenheit. Dringend ist, was ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert!
3. Brenn nicht aus! Führen Sie ein Leben in ständiger Eile und dauerhaften Getriebenen? Wo stehen Sie gerade in Ihrem Beruf und in Ihrem Leben. Nehmen Sie sich genug Zeit für das Wichtigste – Sie selbst? Selbstsorge ist keineswegs egoistisch, sondern dient der Erhaltung der eigenen Lebenskraft und Lebensfreude. Achten Sie auf Ihre mentale und physische Energie!
4. Planen Sie Ihre Prioritäten. Die Tages- und Wochenplanung sind Werkzeuge, Ihre Zeit so zu strukturieren, dass Sie sie optimal für Ihre eigenen Ziele nutzen können. Während bei der Tagesplanung das Erledigen von dringenden Aktivitäten im Vordergrund steht, ist die wöchentliche Planung auf wichtige berufliche und persönliche Ziele fokussiert. Investieren Sie 30 Minuten für die Wochenplanung und 10 Minuten für die Tagesplanung.
5. Handhaben Sie Ihre Dokumente und Informationen (E-Mail-Management) effizient:
• Löschen oder werfen Sie es weg • Erledigen Sie es sofort, wenn es nur 5 min. braucht • Terminisieren Sie alle anderen Aufgaben • Delegieren Sie Aufgaben • Legen Sie Dokumente umgehend ab
6. Ordnung mit System. Gliedern Sie Ihr Ablagesystem logisch - auch digital Ohne eindeutige Ordnungsstrukturen wird die Suche nach Dokumenten frustrierend. Hier schafft ein praxisnaher, individueller Aktenplan und standardisierte Ablauforganisation Abhilfe. Entwickeln Sie im Team eine einheitliche und abteilungsübergreifende Ablagestruktur. Sortieren Sie die Dateien Ihrer Festplatte und Cloud nach denselben Kriterien wie Ihr Papier-System.
7. Umgang mit Störungen. Lassen Sie sich keine Zeit rauben. Unerwünschte Störungen bilden ein Hauptproblem für die Umsetzung eines effektiven Zeitmanagagement. Um Störungen gezielt zu beseitigen, ist ein Bestandsaufnahme aller Störungen der beste Weg. Reflektieren Sie Ihren Umgang mit digitalen Medienkonsum, lernen Sie freundlich und bestimmt Nein zu sagen und orientieren Sie sich dabei immer an Ihren Prioritäten. Bearbeiten Sie eingehende E-Mails und Posts in Blöcken – verzichten Sie auf ständige Checks.
