Einstieg: Mensch trifft Maschine – ein Erfahrungsbericht aus der Praxis
Jana Kulhavy: Gemeinsam mit dir wollen wir in die Welt der Künstlichen Intelligenz im Hinblick auf die Möglichkeiten der Nutzung in der Veranstaltungsplanung, -vorbereitung, -durchführung und -nachbereitung eintauchen. Was für ein Event fällt dir als gutes Beispiel ein, bei dem du in den letzten Monaten zu Gast warst und den Einsatz von KI live erlebt hast?
Roger Basler de Roca: Ich sehe sehr viele Veranstaltungen – als Speaker oder auch als Gast. Ein besonders gut orchestriertes Event war der Umsetzungs-Kongress. Dort war vieles automatisiert und trotzdem spürte man die Menschlichkeit und Emotion. Genau diese Verbindung zwischen Mensch und Maschine ist entscheidend.
KI in der Eventplanung: Wann und wo starten?
Jana Kulhavy: Wenn ich mit der Planung eines Events starte – ab welchem Zeitpunkt bzw. bei welcher Fragestellung sollte ich beginnen, KI als digitale Veranstaltungsassistenz einzusetzen?
Roger Basler de Roca: Überall dort, wo es sich um wiederholbare Prozesse handelt. Wenn du regelmäßig Planungsdokumente in Excel oder Word nutzt, kannst du heute mit Tools wie Microsoft Copilot diese Inhalte verbinden, analysieren und automatisiert weiterverarbeiten. Du bekommst dadurch eine „intelligente“ Unterstützung direkt im Dokument.
Wiederkehrende Formate mit KI weiterentwickeln
Jana Kulhavy: Viele Unternehmen haben wiederkehrende Formate – zum Beispiel unser #nxtKNOWLEDGE Wissensforum. Kann KI hier helfen, neue Impulse zu schaffen?
Roger Basler de Roca: Absolut. Mit Custom GPTs – zum Beispiel bei ChatGPT – kann man eigene Daten wie vergangene Eventunterlagen oder Webseiten hochladen und analysieren lassen. Ein gezielter Prompt wie „Versetz dich in unsere Zielgruppe und entwickle ein neues, innovatives Eventformat“ bringt dann kreative Impulse, die auf fundierten Daten basieren.
Teilnehmergewinnung mit KI: Effizienter und personalisierter
Jana Kulhavy: Eine der größten Herausforderungen ist oft die Teilnehmergewinnung. Welche KI-gestützten Möglichkeiten gibt es hier?
Roger Basler de Roca: Besonders wirksam ist die Automatisierung und Personalisierung der Kommunikation. Im E-Mail-Marketing kann man gezielt nachverfolgen, wer schon einmal da war, wer nicht, und entsprechend segmentieren. Zudem helfen KI-Designtools wie Canva, professionelle Inhalte für Social Media und Newsletter schnell zu erstellen.
Durchführung von Events: KI als Assistenz vor Ort
Jana Kulhavy: Der große Tag ist da – das Event startet. Welche Einsatzmöglichkeiten für KI gibt es direkt vor Ort?
Roger Basler de Roca: Angefangen beim Check-in: Statt ausgedruckter Badges können QR-Codes oder NFC-Sticker eingesetzt werden. Auch Avatare oder interaktive Chatbots sind spannend – sie unterstützen das Matchmaking, helfen bei der Orientierung und sind ein echter Mehrwert für die Gäste.
KI-Tools für Interaktion und Übersetzung während des Events
Jana Kulhavy: Welche Tools eignen sich besonders gut zur Interaktion mit dem Publikum?
Roger Basler de Roca: Chatbots, die in Event-Apps integriert sind, sind sehr hilfreich. Sie beantworten Fragen in Echtzeit und lernen ständig dazu. Auch personalisierte Inhalte, wie Workshop-Empfehlungen basierend auf dem Nutzerverhalten, erhöhen das Engagement. Bei internationalen Events helfen Übersetzungstools wie Interprefy, Inhalte in Echtzeit mehrsprachig bereitzustellen.
Nachbereitung mit KI: Automatisiert und zielgruppengerecht
Jana Kulhavy: Nach dem Event ist vor dem Event – wie kann man hier mit KI effektiv arbeiten?
Roger Basler de Roca: Hier kommen Auswertungen und CRM-Tools ins Spiel. Teilnehmerdaten können analysiert und in personalisierte E-Mail-Sequenzen überführt werden. Wer war da? Wer nicht? Wer ist Wiederkehrer? So entstehen individuelle Journeys – effizient und zielgerichtet.
Drei zentrale Fragen für Veranstalter
Jana Kulhavy: Welche drei Fragen sollte ich mir als Veranstaltungsplaner stellen, wenn ich ein neues Event konzipiere und KI einsetzen möchte?
Welche Prozesse wiederholen sich regelmäßig?
Wo kann ich mein Team entlasten, um mehr Raum für Kreativität und Erlebnis zu schaffen?
Wo fehlen mir Ideen oder Zeit – und wie kann KI mir hier als Sparringspartner helfen?
Ich empfehle: Erstelle dir eine persönliche Landkarte deiner Eventphasen und finde gezielt Einsatzbereiche für KI.
Fazit: KI als Co-Pilot für moderne Eventplanung
Jana Kulhavy: Vielen Dank für diesen inspirierenden Austausch, lieber Roger!
Roger Basler de Roca: Es ist wichtig, dass man die Gäste so lange wie möglich im Mikrokosmos des Events informiert, inspiriert und unterhält. Und genau dabei kann KI ein entscheidender Hebel sein.
